Guía de configuración rápida y puesta en marcha

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Libertya ERP

Versión 1

- Libertya ERP
Acceso inicial al sistema
Configuración inicial del sistema

Acceso inicial al sistema

Para ingresar por primera vez a Libertya, deberá abrir un navegador web y escribir la dirección (URL) que le será proporcionada.

Al acceder, se visualizará la pantalla de Inicio de Sesión.

Importante:
En todas las ventanas del sistema, el botón con el símbolo ✓ (Tilde) confirma la acción, y el botón con el símbolo X permite cancelar o regresar a la pantalla anterior.

El sistema se encuentra preconfigurado con el siguiente usuario:

Usuario: AdminLibertya
Contraseña: AdminLibertya

El usuario AdminLibertya permite acceder inicialmente a todos los perfiles preconfigurados del sistema.

Los perfiles iniciales disponibles son:

Configuración de la Compañía
Permite definir la compañía, organizaciones, almacenes, usuarios, perfiles y parámetros generales del sistema.
Administración
Permite generar pagos, consultar facturas y realizar operaciones administrativas.
Compras
Permite registrar pedidos de compra, facturas de proveedor, definir productos y consultar ventas.
Gestión de Almacenes
Permite registrar remitos de entrada y salida de mercadería. Incluye operaciones propias del depósito y acceso de solo lectura a facturas de compra y venta.
Ventas
Perfil exclusivo para la registración de ventas y operaciones relacionadas (consulta de cuenta corriente, entre otras).

Configuración inicial del sistema

Para realizar la configuración inicial del sistema, deberá seleccionar:

Luego presione el botón ✓ (Tilde) para continuar.

Al avanzar, ingresará a la pantalla principal de Libertya, desde donde podrá comenzar a operar.

En el primer ingreso es necesario realizar una serie de configuraciones iniciales que establecen la base operativa del sistema. Estas definiciones impactan directamente en las transacciones que posteriormente se registren en las distintas ventanas, ya que dichas operaciones utilizarán los parámetros configurados en esta etapa. Las definiciones generales se gestionan desde el perfil Configuración de la Compañía.

Hay que tener en cuenta que la estructura del sistema está conformada por tres niveles: Compañía, Organización y Almacén.

Una vez definido el entorno inicial, deberá proceder con la configuración de los distintos módulos del sistema.

Compañía

Se debe ingresar a través del perfil Configuración de la compañía, en el menú Configuración de la compañía > Compañía

La Compañía es el nivel más alto dentro de la estructura de una entidad de negocios independiente. Puede tener una o más organizaciones que reporten a ella y es responsable de definir los principales parámetros contables del sistema, como el esquema contable, la definición de árboles y las unidades de medida no monetarias. Representa el nivel de mayor jerarquía para el ordenamiento de la información, del cual dependen todos los demás niveles, junto con sus procesos y documentos asociados. Al iniciar por primera vez el sistema, la Compañía se crea automáticamente con el nombre Libertya. Se recomienda que el cliente modifique este nombre durante la configuración inicial de los atributos de la compañía.
En esta ventana deben ingresarse los datos generales de la empresa. Sin embargo, la configuración más importante a realizar en esta ventana, se encuentra en la segunda pestaña, Información de la Compañía. Es necesario especificar la Categoría de IVA de la Compañía, así como el CUIT (en caso de ser necesario).
Pestaña Compañía

Los datos que definen una Compañía se agrupan en las siguientes secciones:

Datos Generales

Clave de búsqueda: Texto utilizado para identificar el registro dentro del sistema. Debe ser único, es decir, no puede repetirse en otros registros.
Nombre: Denominación o identificador alfanumérico de la Compañía. Puede ingresarse cualquier nombre deseado, con una longitud máxima de 60 caracteres.
Descripción: Campo opcional destinado a una aclaración o texto breve descriptivo.
Activo: Indica si el registro se encuentra habilitado para su uso dentro del sistema.
Lenguaje: Define el idioma asociado a la Compañía y en el que se utilizará el sistema.
Documentos Multi-idioma: El idioma base del sistema es inglés. Al activar esta opción, se habilita la generación de documentos en múltiples idiomas. En este caso, será obligatorio mantener actualizadas las traducciones de las entidades utilizadas en los documentos (productos, medios de pago, términos comerciales, etc.).
Auto Archivo: Define el criterio de archivado automático de los documentos.
Valoración de Inventario: Determina el método de gestión de inventario y su impacto contable, FIFO (First In, First Out): primero ingresado, primero en salir. LIFO (Last In, First Out): último en ingresar, primero en salir. El método seleccionado debe ser consistente con el método de cálculo de costos configurado. No se permiten combinaciones contradictorias (por ejemplo, movimientos FIFO con costeo LIFO).

Gestión de Mensajes

Nombre del Host SMTP: Identifica el servidor utilizado para el envío de correos electrónicos.
Autorización Servidor SMTP: Debe activarse cuando el servidor requiera autenticación para el envío de mensajes. Al seleccionarlo, será obligatorio definir usuario y contraseña.
Usar SSL: Debe habilitarse cuando el servidor de correo exija conexión segura mediante protocolo SSL.

Referencias

Directorio de Documentos: Directorio utilizado por el servidor de aplicaciones para almacenar documentos. Este campo debe permanecer en blanco. No realizar configuraciones.
Clave de Encriptación: Clave utilizada para proteger información encriptada. Puede modificarse; sin embargo, si se cambia, todos los datos previamente encriptados quedarán ilegibles de forma irreversible. Se recomienda no alterar este valor.
Clases de Validación Modelo: Lista de clases que implementan la interfaz de validación correspondiente al modelo.

Para modificar cualquier campo de esta ventana, solo posiciónese sobre el campo deseado, realice la modificación correspondiente y una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Información de la Compañía

A continuación, se detallan los campos que deben configurarse:

Datos Generales

Compañía: indica la compañía sobre la cual el usuario se encuentra logueado.
Descuento calculado desde el importe de la línea: habilita la aplicación de descuentos en los pagos. No contempla descuentos ni cargos adicionales.
Calendario: nombre del calendario contable utilizado por el sistema.
Esquema Contable Primario: define las reglas principales que se aplicarán en la contabilización de las operaciones.
Segundo Esquema Contable: esquema utilizado para la emisión de reportes paralelos, ya sea en una moneda contable distinta o con diferente criterio de selección de campos.
Tercer Esquema Contable: esquema adicional para la emisión de reportes paralelos bajo condiciones similares al segundo esquema.
Categoría de IVA: condición fiscal de la compañía frente al Impuesto al Valor Agregado.
CUITs únicos: si se encuentra activo, impide la existencia de Entidades Comerciales con CUIT duplicado dentro de la base de datos.
CUIT: Código Único de Identificación Tributaria de la compañía.
Número de Ingresos Brutos: número de inscripción en IIBB correspondiente a la compañía.
Dirección: domicilio físico de la compañía.
Sitio Web: URL institucional de la empresa.
Email: dirección de correo electrónico oficial de la compañía.

Configuración de Cajas Diarias

Cajas Diarias Activas: habilita la funcionalidad de Cajas Diarias para el control de documentos y cierres de caja. Para su correcto funcionamiento, la Caja Diaria de Cobros y Pagos debe estar obligatoriamente abierta. Consideraciones operativas: La Caja Diaria resultante se asociará automáticamente al comprobante de crédito generado por anulación. Si el sistema no encuentra una Caja Diaria configurada, tomará por defecto la Caja Diaria asignada al usuario logueado. El mismo criterio aplica para cobros y pagos generados por anulación.

Gestión de Claves

Vencimiento de Claves: activa la caducidad periódica de contraseñas.
Claves Únicas Activas: habilita el control de claves únicas activas dentro del sistema.

Predeterminados

UM para Volumen: unidad de medida estándar para volumen.
UM para Peso: unidad de medida estándar para peso.
UM para Longitud: unidad de medida estándar para longitud.
UM para Tiempo: unidad de medida estándar para tiempo.
Plantilla EC: Socio Comercial utilizado como modelo para la creación rápida de nuevos Socios Comerciales.
Tarifa: identificador único de la lista de precios utilizada para determinar precio, margen y costo de artículos comprados o vendidos.
Artículo para Envío: no requiere configuración. Debe permanecer en blanco.
Objetivo: no requiere configuración. Debe permanecer en blanco.
Días para mantener el Archivo Log: no requiere configuración. Debe permanecer en blanco.
Tipo Doc. de Transferencias Entrantes: tipo de documento utilizado para registrar pagos correspondientes a transferencias bancarias recibidas.
Tipo Doc. de Transferencias Salientes: tipo de documento utilizado para registrar pagos correspondientes a transferencias bancarias emitidas.

Referencia (Los siguientes campos corresponden a la configuración estructural del sistema no deben ser modificados por los usuarios)

Árbol Primario de Organización
Árbol Primario de Menú
Árbol Primario de Entidad Comercial
Árbol Primario de Producto
Árbol Primario de Proyectos
Árbol Primario de Región de Venta
Campaña de Árbol Primario
Árbol Primario de Actividad

Cheques Rechazados

Artículo de Cheque Rechazado: artículo que se utilizará en la línea del documento generado por un cheque rechazado. No requiere intervención adicional.

Control de Cheques

Límite de CUIT de cheque: establece el importe máximo permitido a recibir en cobranzas con cheques asociados a un mismo CUIT.

Almacén

Control de Cierre de Almacén: si se encuentra activo, el usuario deberá ejecutar el Cierre de Almacén diariamente para poder registrar movimientos de mercadería en la jornada siguiente.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Organización

Se debe ingresar a través del perfil Configuración de la compañía, en el menú Configuración de la compañía > Organización

La Organización constituye el segundo nivel dentro de la estructura de seguridad de Libertya Pyme. Permite estructurar y administrar la documentación e información del sistema, reflejando la organización física real de la empresa.

Funciona como una “sucursal”, posibilitando la creación de múltiples organizaciones en función de las distintas sedes de la compañía. Desde la Ventana de Organización se definen y gestionan estas entidades, que pueden corresponder a una entidad legal, una subunidad o una sucursal donde se registran y procesan documentos y transacciones.

Todas las sucursales deben ser dadas de alta en esta sección, consignando sus datos correspondientes, tales como dirección, teléfono y demás información de contacto.
Pestaña Información de la Compañía

Completa los siguientes campos:

Datos generales:

Compañía: es la Compañía o entidad legal a la cual pertenece la organización. Este campo no es editable, sino que se completa automáticamente a partir de la compañía con la que se ha logueado el usuario.
Clave de búsqueda: es el texto que se utiliza para identificar el registro cuando se lo busca dentro del sistema. Debe ser única.
Nombre: denominación o identificador alfanumérico de la organización.
Descripción: aclaración o texto corto, de uso opcional.
Activo: este campo indica que el registro está activo en el sistema. Si no se activa, el registro estará disponible para reportes, pero no para seleccionarlo y utilizarlo en los procesos de trabajo.
Carpeta: es un casillero de verificación que debe tildarse cuando una organización es contenedora de otras organizaciones.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.
Pestaña Información de la Organización

En esta pestaña se definen los datos atenientes a la operación fiscal y gubernamental de la organización, junto con su ubicación. Se pide completar:

Datos generales:

Compañía: es la Compañía o entidad legal a la cual pertenece la organización.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la compañía. Este campo se autocompleta con los datos registrados en el paso anterior.
Activo: indica el estado de la organización: activa o desactivada. Este campo se autocompleta a partir de la elección hecha en el paso anterior.
Categoría de IVA: categoría de Impuesto al Valor Agregado al nivel Organización.
CUIT: es el Nro. De Clave Única de Identificación Tributaria a nivel Organización.
Localización/Dirección: ubicación física de la Organización.
Teléfono: teléfono de contacto a nivel Organización.
Fax: número de fax a nivel Organización.
Tipo de Organización: es un campo informativo que permite identificar al tipo de Organización.
Almacén: nombre del Almacén o depósito asociado a la Organización.

Control de Cheques:

Control de CUIT activado: este campo, de estar tildado, indica que la organización controla el CUIT de los cheques.
Supervisor: campo informativo que debe ser guardado en blanco, sin información asociada.

Configuración

Autorizar OP sin anticipos: si se tilda este campo significa que la organización permite la emisión de Órdenes de Pago sin anticipo.
Imputación Automática Permitida: si se tilda este casillero significa que la Organización está incluida en la generación automática de imputaciones de documentos (Generación Automática de Imputaciones).

Cargo en Cobros:

Importe del Cargo: cargo que se aplica al cobro de facturas vencidas en recibos de clientes.

Facturación electrónica:

Tipo Exportación FE: es el tipo de exportación para Facturas Electrónicas.
Permiso de Embarque: este campo debe tildarse en el caso que la Organización trabaje con permisos de embarque.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Asignación de la Organización

En este paso se asignan los usuarios que tendrán permiso para realizar procesos que imputan en esta Organización. Los usuarios deben haber sido cargados previamente en el sistema. En este momento debes registrar:

Compañía: es la Compañía o entidad legal a la cual pertenece la organización.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la compañía. Este campo se autocompleta con los datos registrados en el paso anterior.
Usuario: ID del usuario a asignar.
Activo: este campo se debe tildar si se desea que el usuario esté activo, o sea, pueda operar.
Válido desde: fecha a partir de la cual es válido el registro (incluyéndola)
Válido hasta: fecha límite de validez del registro.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Percepciones

En esta ventana debes registrar los parámetros relacionados con percepciones impositivas de la Organización.

Datos generales:

Compañía: es la Compañía o entidad legal a la cual pertenece la organización.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la compañía.

Interno

Nombre: identificador alfanumérico de la Entidad identificador alfanumérico de la Entidad.
Activo: campo para activar o desactivar el registro.
Descripción: descripción corta y opcional.

Configuración

Procesador de Percepciones: identifica al tipo de percepción que corresponde a la Organización, por ejemplo, CABA, Impuesto General, IIBB Provincias, etc.
Impuesto: indica el tipo de impuesto para esta línea del documento.
Alícuota: es el porcentaje aplicable para calcular el tributo.
Importe Neto Mínimo: importe neto mínimo requerido para poder aplicar la percepción.
Utilizar Jurisdicción CABA: campo a tildar en el caso de corresponder utilizar la jurisdicción

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Configuración por Padrón

La información sobre percepciones puede darse de alta mediante la importación de los patrones disponibles en Libertya.

Tienes que completar la siguiente información:

Compañía: es la Compañía o entidad legal a la cual pertenece la organización.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la compañía.
Percepción: Se mostrará la percepción a la que corresponde.
Activo: campo para activar o desactivar el registro.
Padrón: selecciona el padrón que corresponda de la lista desplegable. Este campo aplica para CABA y Provincia de Buenos Aires, lugares en los cuales el Ente Regulador emite archivos que contienen las alícuotas de retención y percepción a aplicar a cada CUIT.
Importe Neto Mínimo: es el importe neto mínimo que se requiere para poder aplicar la percepción.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Almacenes y ubicaciones

Se debe ingresar a través del perfil Configuración de la compañía, en el menú Configuración de la compañía > Organización

El tercer y último nivel jerárquico del árbol de procesos de Libertya es el de Almacenes, donde se gestiona el stock de artículos y se lo deja disponible para su comercialización. El sistema incluye un almacén predefinido, aunque pueden crearse tantos como la operación lo requiera. Se recomienda que los almacenes configurados en el sistema reflejen las ubicaciones físicas reales de la empresa, facilitando así el control y la trazabilidad del inventario. Mediante reportes estándar y personalizados, es posible obtener información clave para la gestión, como la permanencia de artículos en stock, su rotación y criterios de despacho. La ventana de configuración permite definir los almacenes, sus ubicaciones internas y los parámetros contables asociados. Cada almacén puede contener una o más ubicaciones.

Tienes que completar los siguientes campos:

Datos de Generales

Compañía: nombre de la Compañía con la que se está logueado. Este campo se completa automáticamente.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la Compañía. Este campo se completa automáticamente, a partir de los datos del usuario que está logueado.
Clave de búsqueda: es un registro único que funciona como clave de búsqueda del registro dentro del sistema.
Nombre: es el identificador alfanumérico con el que se da nombre al registro.
Descripción: texto opcional corto.
Activo: identifica al registro como activo dentro del sistema.
Localización/Dirección: ubicación o dirección del Almacén. Haciendo clic en el ícono al que se accede a la derecha del campo se habilita una sub-pantalla para la carga de las diferentes direcciones.

Fraccionamientos

Cargo de Fraccionamiento: es el cargo utilizado para contabilizar las altas y/o bajas por fraccionamientos del artículo.
Cargo de Merma: se trata del cargo que se aplica al momento de contabilizar mermas de artículos.

Cambio de Artículos

Cargo x Cambio de Artículo: es el cargo asociado a las líneas de inventario generado por un cambio de artículo. Se utiliza para contabilizar los movimientos de mercadería generados por Cambios de Artículos, en casos en los que haya hecho una salida de mercadería con un código erróneo

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Ubicación

La ubicación de un almacén está definida por una combinación de un pasillo, una estantería y un nivel de profundidad. Esta versatilidad le permite a cada compañía poder definir el lugar de almacenamiento adecuado, al tiempo que define las prioridades en base a su política de servicio.

Se piden los siguientes datos:

Clave de búsqueda: es la clave de búsqueda para el registro. Debe ser única y definirse en el formato requerido.
Activo: identifica al registro como activo dentro del sistema.
Prioridad relativa: es la regla que define de dónde se seleccionará primero el inventario.
Predeterminado: identifica al registro como un valor predeterminado.
Pasillo (X): identifica el pasillo en el que se ubica el artículo, según sus ubicaciones reales en el depósito.
Estantería (Y): identifica la estantería en la que se ubica el artículo, según sus ubicaciones reales en el depósito.
Nivel (Z): identifica el nivel en la que se ubica el artículo dentro de la estantería.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Almacenamiento

Se pueden visualizar, en formato de grilla o detallado, los movimientos de stock del Almacén y consultar los artículos que han sido asignados a la ubicación.

Importación de datos

Libertya dispone de importadores de datos diseñados para realizar la carga inicial de los maestros durante la configuración de una compañía. Entre los maestros que pueden importarse se encuentran, por ejemplo: artículos, proveedores, familias, entidades comerciales, entre otros.

El sistema cuenta con formatos de importación preconfigurados, en los cuales se encuentran definidos el nombre de las columnas, el tipo de dato y la precisión correspondiente a cada campo, garantizando así la correcta validación de la información.

Procedimiento para ejecutar la importación:

Ingresar al perfil Configuración de la Compañía.
Acceder al menú: Importar Datos > Cargar Archivos.
Seleccionar el formato de importación correspondiente (por ejemplo, Entidades Comerciales).
Hacer clic en “Seleccionar archivo a cargar” e indicar la ruta del archivo en formato .CSV.
Una vez cargado el archivo, ingresar al módulo del tipo de dato que se desea importar y, en la ventana correspondiente, seleccionar la opción Importar Datos para ejecutar el proceso.

Importación Cuenta Contables

La importación de cuentas contables debe realizarse en dos pasos.

El primer paso es seleccionar en el Menú Lateral el campo Cargar Archivos.

A continuación, en la ventana de trabajo que se abrió, especificar el formato de importación Cuentas Contables.

Haz clics en el campo Seleccione Archivo a Cargar. Esta acción abrirá una nueva pantalla en la que tienes que cargar el archivo separado por comas. Para hacerlo, selecciona el campo Seleccionar Archivo.

Busca en la computadora el archivo que quieres importar a Libertya, una vez que lo encuentres haz clic en el botón Abrir.

Presiona el campo Upload. En caso de querer cancelar la operación, selecciona Cancelar.

Si la carga esta correcta mostrara en la pantalla la siguiente información:

Para confirmar la carga presionar el botón de Tilde y si la carga de archivos dio ok mostrara una pantalla con la cantidad de registros cargados.

Una vez realizado el primer paso, solo resta impactar las cuentas contables en Libertya. Para esto es necesario acceder a la ventana Importar Cuenta Contable.

En dicha ventana se mostrará los registros cargados en el paso previo.

Es posible verificar la correctitud de la carga navegando los registros por medio de los botones de Avanzar. Una vez validada la información, se deberá iniciar el proceso de importación mediante el botón Importar Cuenta Contable.
En la ventana que se despliega seleccionar la compañía a la cual se está importando, en Elemento seleccionar la opción que se despliega Libertya Cuenta.
También se podrá seleccionar si se quiere actualizar las cuentas por defecto, crear una nueva combinación y por último borrar los registros antiguos ya importados. Una vez configurado seleccionar el botón OK. Si se quiere cancelar la operación se puede seleccionar Cancel.

Si el proceso está correcto, nos dejara un mensaje de procedimiento correcto.

Otras Importaciones de Datos

La importación de Proveedores, Clientes, Productos, Listas de Precio, Inventario, etc.
El procedimiento para realizar de Proveedores, Clientes, Productos, Listas de Precio, Inventario, etc. es similar al de cuentas contables. Siempre el primer paso es seleccionar Cargar Archivos, seleccionando el archivo CSV y formato correspondiente. Posteriormente para la importación de datos en el sistema, se deberá seleccionar el módulo de importación correspondiente, dentro del menú Importar Datos.

Libro de Caja

Se debe ingresar a través del perfil Administracion, en el menú Caja.

Configuración de Libro de caja

La ventana de Configuración de Libro de Caja, define la cuenta contra la cual las transacciones de efectivo son procesadas.

Se piden los siguientes datos:

Nombre: denominación o identificador alfanumérico del tipo de caja.
Descripción: aclaración o texto corto, de uso opcional
Activo: identifica al registro como activo dentro del sistema.
Predeterminado: identifica si la caja configurada será la que siempre se mostrará primero.
Moneda: se selecciona el tipo de moneda que manejara.
Tipo de Caja: se puede seleccionar entre caja diaria o caja General

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Libro de Caja

El libro de caja es donde se maneja el efectivo. Aquí se pueden registrar los ingresos y egresos de efectivo, ingresos de cheques y demás. Todo libro de caja debe pertenecer a una configuración de libro de caja.

Al abrir un nuevo libreo de caja automáticamente algunos campos se rellenan con la información del libro de caja configurada como predeterminada, los datos son:

Compañía: Nombre de la compañía con la que el usuario ha iniciado sesión en Libertya. Este campo se completa automáticamente según la sesión activa.
Organización: Entidad organizacional perteneciente a la compañía seleccionada. Se completa automáticamente de acuerdo con el contexto definido.
Libro de Caja: Corresponde al libro de caja seleccionado entre los previamente configurados. Se determina automáticamente según el libro de caja establecido como predeterminado en la configuración correspondiente.
Tipo de Caja: Indica el tipo de caja definido en la configuración del libro de caja asociado. Se completa automáticamente.
Fecha del Estado de Cuenta: Fecha en la cual se registrarán los movimientos de efectivo en el sistema.
Fecha de Aplicación CG: Fecha utilizada como fecha contable para la imputación en Contabilidad General (CG).

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Bancos

Se debe ingresar a través del perfil Administracion, en el menú Banco.

Desde esta ventana se configuran todas los bancos y sus respectivas cuentas bancarias con las que operará la compañía.

Pestaña Banco

Completa los siguientes campos:

Compañía: Nombre de la compañía con la que el usuario ha iniciado sesión en Libertya. Este campo se completa automáticamente según la sesión activa.
Organización: Entidad organizacional perteneciente a la compañía seleccionada. Se completa automáticamente de acuerdo con el contexto definido.
Nombre: denominación o identificador alfanumérico del banco.
Descripción: aclaración o texto corto, de uso opcional.
Activo: este campo indica que el registro está activo en el sistema. Si no se activa, el registro estará disponible para reportes, pero no para seleccionarlo y utilizarlo en los procesos de trabajo.
Entidad Comercial: es un campo donde se define la entidad comercial relacionada.
Localización/Dirección: es un campo donde se define la dirección que se relaciona con la entidad comercial asignada en el campo Entidad Comercial.
Nro. de Identificación: es un campo para definir el nro. de identificación del banco.
Código Swift: campo donde se define el código Swift del banco.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.
Pestaña Cuenta

Completa los siguientes campos:

Compañía: Nombre de la compañía con la que el usuario ha iniciado sesión en Libertya. Este campo se completa automáticamente según la sesión activa.
Organización: Entidad organizacional perteneciente a la compañía seleccionada. Se completa automáticamente de acuerdo con el contexto definido.
Banco: es el banco definido en la pestaña principal.
Sucursal: se define el número de sucursal del banco.
Nro. de la cuenta: denominación o identificador alfanumérico de la cuenta bancaria.
Descripción: aclaración o texto corto, de uso opcional.
Activo: este campo indica que el registro está activo en el sistema. Si no se activa, el registro estará disponible para reportes, pero no para seleccionarlo y utilizarlo en los procesos de trabajo.
Moneda: se selecciona el tipo de moneda que manejara.
Tipo de cuenta: se selecciona entre Activo que significa que la cuenta puede ser usada para transferencias o Cheques que habilita la cuenta para trabajar con cheques.
Cuenta de Cheques en Cartera: esta opción se habilita si se desea definir que será una cuenta de cheques en cartera. Esta opción se habilita si en el campo Tipo de cuenta se define como cheque.
Cuenta de Pagos electrónicos: esta opción se habilita si en el campo Tipo de cuenta se define cheques.
Cta. Plazo Fijo: es un campo donde se define si la cuenta bancaria es caja de ahorro o no.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.
Pestaña Documento de Cuenta Bancaria

En esta pestaña se configura las chequeras, completa los siguientes campos:

Compañía: Nombre de la compañía con la cual el usuario ha iniciado sesión en Libertya. Este campo se completa automáticamente según la sesión activa.
Organización: Entidad organizacional perteneciente a la compañía seleccionada. Se completa automáticamente de acuerdo con el contexto definido.
Cuenta Bancaria: Cuenta bancaria a la cual quedará asociada la chequera.
Nombre: Denominación o identificador alfanumérico asignado a la chequera.
Descripción: Texto aclaratorio opcional para ampliar información sobre la chequera.
Forma de Pago: Indica la forma de pago que se utilizará para la emisión de los cheques.
Siguiente Secuencia: Número que continuará la numeración de la chequera anterior. En caso de tratarse de la primera chequera, se debe ingresar “0”.
Formato de Impresión de Cheque: Define el formato de numeración que se utilizará para la impresión del cheque.
Nro. de Inicio: Número inicial desde el cual comenzará la numeración de la chequera.
Nro. Final: Número final hasta el cual se extenderá la numeración de la chequera.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Asignación de Usuarios

En esta pestaña podemos definir que usuarios tienen permisos para poder usar los documentos creados en la pestaña Documento de Cuenta Bancaria. Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Año, Calendario y Período

Se debe ingresar a través del perfil Administracion, en el menú Datos

Esta ventana define los calendarios que serán usados para el control de ejercicios y períodos. Los períodos se encuentran inicialmente cerrados, por lo que es necesario realizar la apertura de los mismos, a fin de poder completar documentos.
Cabe destacar que este paso no es necesario en caso de utilizar control de período automático (en la configuración de Esquema Contable).

Pestaña Calendario

En esa ventana registra:

Compañía: nombre de la compañía a la que se aplicará el calendario.
Organización: entidad organizacional dentro de la compañía.
Nombre: denominación que identificará al calendario.
Descripción: campo opcional para escribir un texto descriptivo.
Activo: activa al registro dentro del sistema.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Pestaña Año

En esta pestaña se darán de alta los Años que formarán parte del Calendario. Para hacerlo se debe completar:

Compañía: nombre de la compañía a la que se aplicará el calendario.
Organización: entidad organizacional dentro de la compañía.
Calendario: nombre del calendario contable que registraste en el paso anterior. Este campo es de visualización y no puede modificarse en esta instancia.
Año: número del año calendario.
Descripción: campo opcional para escribir un texto descriptivo.
Activo: activa al registro dentro del sistema.
Crear Periodos: este campo crea de forma automática los 12 periodos estándar de un calendario, de enero a diciembre. Al seleccionarlo, se habilitará una pestaña secundaria en la que hay que validar el proceso a realizar.

Selecciona el botón Ok para que se generen automáticamente los 12 periodos del Año Calendario.

Es importante tener en cuenta, que, si los períodos se realizaron con la función automática de crear periodos, no es necesario ingresar a la pestaña Periodos e ingresarlos manualmente.

Pestaña Periodo

.
Los campos que se deben llenar son los siguientes:

Compañía: nombre de la compañía a la que se aplicará el calendario.
Organización: entidad organizacional dentro de la compañía.
Año: nombre del año del calendario contable que se dio de alta en el paso anterior. Este campo es de visualización y no puede modificarse en esta instancia.
Nro. De Periodo: es el número único que identifica al periodo.
Nombre: identificador alfanumérico del periodo.
Activo: de tildarse, indica que el registro está activo en el sistema.
Fecha de Inicio: primer día del periodo, incluyéndolo.
Fecha Final: última fecha efectiva del periodo.
Tipo de Periodo: tipo de periodo del que se trata: De calendario estándar o De ajuste.
Abrir/Cerrar Periodo: este botón campo cambia el estado del periodo, abierto o cerrado. Para poder ejecutar esta operación, primero debes Guardar los Cambios realizados. Se abrirá una ventana de verificación en la que debes seleccionar el estado que quiere asignarse al periodo (abierto, cerrado o cerrado permanentemente).

IMPORTANTE: Para transaccionar con el sistema, el periodo contable correspondiente debe estar activo. Si no defines ese estado en este paso, no podrás operar.

Tasa de cambio

Se debe ingresar a través del perfil Administracion, en el menú Caja.

La ventana Tasas de Cambio permite administrar y mantener las cotizaciones necesarias para la conversión de importes entre distintas monedas. El tipo de cambio define la relación de valor entre dos divisas, estableciendo cuántas unidades de una moneda equivalen a una unidad de otra. Esta información es utilizada por el sistema en todos los procesos que involucren operaciones multimoneda.

Consideraciones importantes:

Si la empresa opera con más de una moneda, es obligatorio registrar previamente las tasas de cambio correspondientes.
Las tasas deben estar actualizadas antes de ingresar comprobantes u operaciones que requieran conversión de moneda.
La correcta configuración de las tasas impacta directamente en los cálculos contables, financieros y comerciales del sistema.

Los campos solicitados son los siguientes:

Compañía: es la compañía dueña del registro.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la compañía.
Moneda: es divisa 1 o de origen para esta tasa de cambio.
A Moneda: es la unidad monetaria 2 o meta, a la cual se convertirá la moneda 1.
Activo: si se selecciona este campo el registro está activo dentro del sistema.
Tipo de Divisa: este campo indica el sentido de cambio. El sistema tiene definido el tipo Directo.
Válido Desde: fecha de inicio de vigencia de la tasa de cambio.
Válido Hasta: fecha en que finaliza la vigencia de la tasa de cambio.
Tasa Multiplicadora: tasa por la que se multiplica la fuente para dar como resultado el objetivo.
Tasa Divisora: tasa que convierte el número fuente a número destino.

Una vez completados los cambios, seleccione símbolo ✓ (Tilde) Guardar Cambios para confirmar la actualización.

Cargo

Se debe ingresar a través del perfil Administracion, en el menú Tarifas > Contabilidad > Configuración de Contabilidad > Cargo

Esta ventana permite configurar los distintos cargos adicionales que pueden generarse en una transacción. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, cargos por servicios bancarios, cargos del proveedor y cargos de gestión o manejo, entre otros.

Los campos solicitados son los siguientes:

Compañía: es la compañía dueña del registro.
Organización: es la entidad organizacional dentro de la compañía.
Clave de búsqueda: es el texto que se utiliza para identificar el registro cuando se lo busca dentro del sistema. Debe ser única, o sea, no repetirse en diferentes registros.
Nombre: denominación o identificador alfanumérico del cargo.
Descripción: aclaración o texto corto, de uso opcional.
Activo: indica que el registro está activo dentro del sistema.
Tipo de Cargo: Indica el ámbito de utilización del cargo. Se puede seleccionar entre las siguientes opciones:
- Cargo a Documento
  - Configuración de Contable
    - Configuración de Almacén
      - Entradas y Salida Simples
        Gastos
        Inactivo
        Movimientos en dos etapas
        Movimiento de Caja
        Transferencia entre almacenes
Importe del Cargo: se define el importe del cargo. Tener en cuenta que este campo aparece dependiendo de la opción seleccionada en el campo Tipo de cargo,
Categoría del impuesto: identifica el tipo de impuesto al que se le asigna al cargo. Este campo también depende del tipo de cargo que se asigne aparecerá o no.
Impuesto incluido en el precio: Tilde para seleccionar si el impuesto será incluido o no en el precio.
Mismo Impuesto: permite indicar que se use el mismo impuesto que en la transacción principal.

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Categoría de Impuestos

Se debe ingresar a través del perfil Administracion, en el menú Impuestos > Categoría de Impuesto

Esta ventana permite definir, parametrizar y mantener las categorías de impuestos del sistema.

Cada producto debe estar asociado a una categoría de impuesto. Este esquema facilita la administración y actualización de los tributos cuando se producen modificaciones normativas o cambios en las alícuotas, evitando ajustes individuales por producto.

El sistema incluye un conjunto de impuestos predefinidos, los cuales pueden ser modificados o ampliados, según los requerimientos operativos y fiscales de la organización.

Solapa Configuración de Impuesto

Requiere completar los siguientes campos:

Compañía: es la compañía a la que aplica el registro.
Organización: entidad organizacional dentro de la compañía.
Nombre: identificador alfanumérico del registro.
Descripción: descripción corta opcional del registro.
Activo: campo que activa el registro dentro del sistema.
Predeterminado: de estar activo, este campo indica que el registro será usado como valor por defecto.
Código de mercancía: es el código de mercancía que se usa para el cálculo de impuestos.
Manual: este campo, de estar activado, determina que el proceso se ejecuta de forma manual.

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Solapa Impuesto

En esta sección, los campos que tienes que rellenar son:

Datos General:

Compañía: es la compañía a la que aplica el registro.
Organización: entidad organizacional dentro de la compañía.
Nombre: nombre que identificará al impuesto.
Descripción: campo que permite el ingreso de un texto corto relativo al impuesto. Es opcional.
Activo: campo que indica que el registro está activo en el sistema.
Predeterminado: identifica a este registro como predeterminado.
Nivel del documento: campo que establece que el impuesto es calculado a nivel documento final en lugar de línea por línea.
Válido desde: fecha a partir de la cual el registro es válido.
Categoría del Impuesto: este campo toma la categoría registrada en la solapa Categoría del Impuesto. No puede editarse.
Es Percepción: indica que el impuesto es de percepción.
Imputación del Impuesto: forma en que se imputa este impuesto, por ejemplo, directo grabado, no computable, prorrateable, etc.
Requiere Certificado de Impuestos: esta tasa de impuesto requiere que el Socio Comercial esté exento del impuesto.
Carpeta: es un impuesto que está compuesto por varios tributos. Si esta funcionalidad está activa, al seleccionarla en otro documento (por ejemplo, en una línea de factura) se aplicarán todos los impuestos incluidos en la carpeta al mismo tiempo.
Impuesto Compuesto: indica que el impuesto está conformado por múltiples impuestos.
Tipo PP/PC: indica si el impuesto aplica a las operaciones de compras, de ventas o ambas.
Exento de Impuesto: identifica a los socios del negocio que están exentos del impuesto.
Tasa: campo que especifica la tasa o impuesto o conversión.
Identificador de Impuesto: forma corta con la cual el impuesto va a ser identificado al imprimir los documentos.
País: país en el que se origina el registro.
A: país que recibe.
Región: identifica la región geográfica en la que se origina el registro.
A: región que recibe.
Nivel del Impuesto: identifica el alcance del impuesto (nacional, municipal, provincial, interno, etc.)

Regla de Aplicación:

Tipo de Regla: regla de aplicación del impuesto.
Código WSFE: es el código identificador del Web Service de Facturación Electrónica de la AFIP.
Código de Norma Arciba: código identificador del Agente de Recaudación de la Ciudad de Buenos Aires.

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