Administración del Sistema

Introducción

En la siguiente figura vemos un resumen de las acciones de configuración que serán necesarias para la implementación del sistema. En cada caso, lo que veremos es cómo incorporar al sistema la información específica de una compañía a fin de trabajar con los datos reales de una empresa.

1. Configuración inicial de la Compañía

Dentro de este ítem, veremos cómo configurar los parámetros de Compañía, Organización/es y Almacén/es.
La estructura base de Libertya es una Compañía, es decir, la Empresa, de la que depende una o más Organizaciones, normalmente las Sucursales. Cada Organización puede tener uno o más Almacenes, o depósitos. Puede suceder que una Organización no tenga ningún Almacén asociado, por ejemplo, en las empresas de servicios que no trabajan con bienes tangibles y no tienen objetos físicos a administrar.
Por defecto, los datos iniciales son Compañía= Libertya, Organización=Default y Almacén=Standard

Accedemos al sistema con el usuario AdminLibertya e ingresamos con el perfil Configuración de la compañía. Aquí vemos los tres niveles de la estructura, con sus valores por defecto

Ingresamos y se despliega la siguiente pantalla. El icono de la opción Pasos para la configuración inicial, nos indica que se trata de un flujo de trabajo.

Ingresamos a la opción Pasos para la Configuración inicial y aparece la siguiente pantalla, que nos muestra este flujo de trabajo.
En primer lugar debemos ingresar los datos específicos de la empresa (Compañía), luego los datos de la o las sucursales (Organización) y finalmente los parámetros que definan el o los depósitos (Almacenes y Ubicaciones)

Vamos al primer paso, que es la definición de los datos de la Compañía. Vemos que, por defecto, aparece la Compañía Libertya. En este momento, por ejemplo, podemos incorporar la información del servidor de correo, si luego vamos a necesitar enviar informes por mail.

Completamos los datos generales de la compañía, ingresando la información en los campos Categoría de IVA, CUIT, etc.

En el segundo grupo de datos, configuramos las unidades por defecto: unidad de volumen, de longitud, etc. El campo Tarifa remite a los valores de la lista de precios por defecto. Es decir, los valores de precios que serán considerados a menos que se indique otra lista.

Una vez guardados los cambios efectuados, ya tenemos configurada la Compañía. Ahora debemos configurar la o las organizaciones. Podemos hacerlo desde la pantalla que vemos en la siguiente figura:

También podemos seleccionar la aleta Menú y continuar desde el árbol de opciones, tal como muestra la figura siguiente.
Si en este momento elegimos la opción Compañía, podemos completar o modificar los datos ingresados anteriormente

A modo de ejemplo, vemos en la figura siguiente que hemos incorporado información al campo Imagen. Aquí ingresamos el nombre de un archivo de imagen. Guardamos los cambios realizados

Si salimos del sistema y volvemos a entrar, vemos que ya aparece el nombre real de la empresa en el campo Compañía

Al ingresar a la aplicación, vemos que aparece el logo de la compañía, que es el archivo cuyo nombre ingresamos en el campo Imagen.

Ahora vamos al segundo paso del flujo de trabajo, para configurar el nivel de Organización, a fin de que responda a la realidad de la empresa.

En la siguiente figura aparece la pantalla desde la cuál ingresaremos los datos de definición de la organización.

Cambiamos el nombre, en este caso, Casa Central y guardamos.

Ahora crearemos una nueva organización, (en este caso la sucursal Córdoba), mediante el botón Registro nuevo y completando los datos, tal como muestra la figura siguiente. Guardamos los cambios.

Si ahora vamos al modo grilla, vemos que aparece el listado de las organizaciones. La organización Sucursal Córdoba es la que acabamos de crear, la organización Casa Central es la que obtuvimos modificando los datos por default que traía el sistema. Vemos que aparece una tercera organización, la organización asterisco . En situación de trabajo, todo lo que hagamos sobre la Organización *, afectará a todas las organizaciones definidas.

Ahora corresponde ingresar la información específica de cada organización, dirección, teléfono, etc.

Completamos los datos y guardamos los cambios efectuados.

Si abrimos el campo Almacén nos aparece el vamos por defecto, es decir, Standard, ya que aún no hemos definido ninguna configuración para almacenes.

Vamos a la siguiente sucursal que hemos definido, mediante el botón de avance de registro de la barra de herramientas. El botón señalado en la figura siguiente, es el botón de avance y retroceso de pestañas.

Repetimos los mismos pasos que para la organización Casa Central

En este momento ya tenemos definidas las configuraciones correspondientes a Compañía y Organizaciones. Ahora debemos configurar los Almacenes o depósitos par alas organizaciones definidas, según se muestra en el flujo de trabajo de la siguiente figura.

Dentro de los Almacenes, ya viene la información del almacén por defecto (Standard). Cambiamos el nombre por uno que nos resulte conveniente y guardamos.

A su vez, dentro de un almacén, se pueden definir ubicaciones en Pasillos, Estanterías y Niveles.

Creamos un nuevo almacén para la Sucursal Córdoba recientemente definida.

Cargamos los datos del nuevo almacén, asociándolo a la organización a la que pertenece, en este caso la Sucursal Córdoba

En modo grilla, podemos visualizar los registros.

Como habíamos visto, una organización puede tener más de un almacén. Vamos a crear un nuevo almacén para la organización Sucursal Córdoba

Completamos los datos del nuevo almacén y guardamos los cambios efectuados.

En modo grilla, vemos los tres almacenes, uno asignado a Casa Central y dos a Sucursal Córdoba

Podemos acceder a los registros creados o modificados recientemente desde el Menú, opción Configuración de la Compañía, en las tres primeras sub opciones (Compañía, Organización y Almacén y Ubicaciones)

Para verificar los pasos realizados, salimos del sistema y volvemos a entrar. Al acceder, vemos que la compañía ya aparece con el nombre que le hemos indicado y, desplegando los campos, vemos que la Organización Casa Central tiene su almacén y la organización Sucursal Córdoba tiene los dos almacenes que hemos definido.

2. Usuarios y perfiles

En la siguiente figura vemos un resumen de las acciones de configuración de usuarios y perfiles

Usuario: Es el nombre con el cual accedemos al sistema. Por defecto, vienen definidos 2 usuarios, uno de Administración, con acceso a todas las funcionalidades y otro con accesos limitados.
Perfil: Es el conjunto de funciones que un usuario puede realizar. Los perfiles son genéricos.
Menú: Es el conjunto de tareas asociado a cada perfil.

Existen 5 perfiles predeterminados
Administración
Compras
Configuración de la compañía
Gestión de Almacenes
Ventas
Ingresamos al sistema con el usuario AdminLibertya

Si ingresamos con el perfil Administración y abrimos las distintas carpetas, vemos que se despliegan todas las funciones de carácter administrativo que podemos desarrollar desde este perfil, como se muestra en la siguiente figura

Algo similar sucede si ingresamos, por ejemplo con el perfil Configuración de la Compañía. Si abrimos la carpeta Seguridad, vemos que se despliegan las opciones que nos permiten crear o modificar datos de usuarios y perfiles, que es, justamente, el objetivo de este módulo.

Vemos en la siguiente figura otro ejemplo, en este caso, el perfil de Gestión de Almacenes.

2.1 Modificación de claves por defecto.

Siguiendo nuestro resumen, veremos a continuación las acciones a ejecutar para efectuar la Modificación de claves por defecto.
Entramos al sistema con el usuario AdminLibertya.

Como el usuario AdminLibertya permite acceder a todos los perfiles, debemos elegir el perfil con el cual trabajaremos, en este caso, Configuración de la Compañía

Vemos que se despliega un menú que contiene el conjunto de funciones propias del perfil. Dentro de la opción Seguridad, accedemos a la opción Usuario

Aparece la típica ventana de búsqueda.

Ingresamos sin especificar ningún criterio de búsqueda. En modo grilla, vemos que aparece la lista de usuarios predefinidos. Seleccionamos el usuario AdminLibertya.

Vemos en la ventana de Usuario, los datos correspondientes a AdminLibertya, con el campo Contraseña mostrando contenido encriptado. Modificamos dicho contenido y guardamos los cambios efectuados.

Si salimos del sistema y volvemos a entrar, vemos que la contraseña aparece de modo automático.

Resulta una buena práctica de seguridad, configurar un sistema de modo tal que cada usuario deba escribir su contraseña al acceder al sistema. Una contraseña que aparezca de modo automático pierde su función de seguridad.

2.2 Acceso al Sistema

Para lograr que la contraseña no aparezca de modo automático, vamos a la opción Herramientas de la barra de tareas y allí a la opción Preferencias, tal como muestra la siguiente figura.

Se despliega la ventana que vemos a continuación. Destildamos en campo Almacenar contraseña. Vemos que la información accesoria de este campo indica que, si bien el hecho de almacenar contraseña nos permite un acceso rápido, implica un riesgo de seguridad.

Si en este momento saliéramos del sistema y volviéramos a entrar, veríamos que no aparece la contraseña de modo automático y que debemos ingresarla cada vez que accedamos a la aplicación.

Otra buena práctica de seguridad es que sólo los usuarios efectivamente habilitados puedan tener acceso al sistema. Para lograr esto, contamos con la posibilidad de determinar cuales son los usuarios activos y cuales no lo son.
En este caso, por ejemplo, seleccionamos el usuario Dev1. En la misma ventana donde modificamos la contraseña vemos el campo Activo, tal como muestra la flecha roja en la siguiente figura. Destildamos este campo si queremos restringir el acceso al sistema para el usuario Dev1.

Esta misma acción la podemos ejecutar desde el listado de usuarios en modo grilla, como vemos en la siguiente figura.
En este caso, tildamos o destildamos la celda correspondiente en la columna Activo de la grilla, según necesitemos permitir o restringir el acceso al sistema de cada usuario listado. En el caso de acciones masivas, es más rápido ejecutar esta acción desde el modo grilla.

2.3 Creación de Usuarios.

Vamos ahora a crear nuevos usuarios. Desde el menú principal del perfil Configuración de la Compañía, accedemos a la opción Seguridad y, dentro de ella, a la opción Usuario.

Como es habitual, se abre la ventana de búsqueda o filtro.
Desde esta ventana, vamos a crear un nuevo registro mediante el botón señalado por la flecha roja, en la figura siguiente.

Se desplegará la ventana que vemos en la siguiente figura. Vemos que, por defecto, aparece tildado el campo Activo. Completamos los datos básicos, en este caso, los campos Nombre, Descripción y Contraseña, para el nuevo usuario, en este caso Juan Perez. Guardamos los cambios efectuados.

Vamos ahora a la pestaña Perfil de Usuario y vemos en modo grilla la lista de los 5 perfiles básicos de Libertya, habilitados por defecto para el nuevo usuario creado, como vemos en la siguiente figura.

2.4 Asignación de Perfiles y Parámetros de Seguridad.

Le asignamos perfil de Ventas a nuestro nuevo usuario Juan Perez y guardamos los cambios efectuados.

Podemos asignarle otro perfil, por ejemplo Compras. Guardamos los cambios efectuados y vemos, como nos muestra la siguiente figura, que ahora el usuario Juan Perez tiene sólo asignado perfil de Ventas y perfil de Compras.

Salimos del sistema y volvemos a ingresar con el usuario recién creado.

Podemos verificar que tiene habilitados los perfiles de Compras y Ventas. Accedemos con el perfil de Compras.

Vemos que se despliega la pantalla del perfil de Compras y que su lateral izquierdo está vacío. Recordemos que el lateral izquierdo tendrá la lista de las opciones que seleccionemos para acceso rápido. Para crear accesos rápidos, seleccionamos la opción deseada del listado de funciones y con el botón derecho del mouse lo añadimos a la barra izquierda.

2.4.1 Representante de Ventas

En el siguiente esquema vemos un resumen de las características de un representante de ventas, es decir, un usuario al que le hemos asignado perfil de ventas.

Retomamos el ejemplo anterior. Habíamos credo un nuevo usuario, Juan Perez y le habíamos asociado perfil de Compras y perfil de Ventas. Accedemos al sistema mediante el perfil de Ventas.
Supongamos que el usuario Juan Perez ha realizado operaciones de ventas. Vamos a intentar ahora registrarlas a su nombre.

Para esto, vamos a la opción Facturas (clientes) del menú y creamos un nuevo registro a fin de cargar la factura correspondiente a una nueva operación. Vemos que se despliega la pantalla que se muestra a continuación.

Vemos que aparecen sombreados los campos mínimos que debemos completar. La flecha roja señala el campo Comercial/Usuario

Si abrimos el campo Comercial/Usuario vemos que contiene la lista de los usuarios que el sistema reconoce como usuarios habilitados para registrar ventas, es decir, que los únicos representantes de ventas que tenemos hasta el momento, son los que vienen por default.

Para que el sistema reconozca que Juan Perez, además de ser un usuario habilitado con el perfil Ventas, es efectivamente un representante de ventas, debe estar incluido entre las entidades comerciales. En resumen, tiene que existir una relación entre una entidad comercial tipo empleado y un usuario con perfil ventas (como abreviadamente indica el nombre del campo Comercial/Usuario)
Salimos del sistema y volvemos a entrar con el usuario AdminLibertya y el perfil de administración a fin de crear una nueva entidad comercial.

Accedemos a la opción Entidades Comerciales y creamos un nuevo registro. Completamos los datos básicos, tal como se muestra en la siguiente figura y guardamos el registro creado.

Vamos a la pestaña Empleado e indicamos que esta nueva entidad comercial es un empleado representante de ventas tildando los campos Empleado y Representante de Ventas.

IMPORTANTE: Para Libertya, la palabra “Empleado” NO refiere necesariamente a una persona que cumple tareas en relación de dependencia de la empresa, como parte del personal, sino a un tipo de Entidad Comercial que no es ni un proveedor ni un cliente.
En la pestaña Localización, cargamos los datos básicos de dirección y guardamos.

En este momento tenemos ya creada la nueva entidad comercial para nuestro representante de ventas Juan Perez. Ahora debemos establecer la relación entre el usuario Juan Perez, con perfil de ventas y la nueva entidad comercial.
Para esto, vamos al perfil Configuración de la Compañía, opción Seguridad, opción usuario.

En modo grilla, vemos el listado de todos los usuarios del sistema. Buscamos al usuario Juan Perez.

Abrimos el campo Entidad Comercial y quitamos el tilde en el campo Solo Clientes.

Seleccionamos de la lista a Juan Perez y nos aparece una ventana con sus datos, tal como vemos en la figura a continuación, con la entidad comercial asociada.
A partir de ahora, ya podemos registrar las facturas de las ventas realizadas por este empleado.

Salimos del sistema y volvemos a ingresar con el usuario Juan Perez, en el perfil ventas. Vamos a ingresar nuevamente a la opción Factura(Clientes), pestaña Factura, con el objeto de crear un nuevo registro. Vemos que el campo Comercial/Usuario ya trae por defecto el dato correspondiente, ya que el sistema asume que la nueva factura corresponde a una operación de venta realizada por el usuario que ingresó al sistema.

2.4.2 Restricción de accesos a organizaciones.

Siempre con el criterio de implementar buenas prácticas de seguridad, con el objeto, entre otros, de minimizar los riesgos de errores humanos, Libertya nos permite definir el acceso o la restricción de usuarios a organizaciones. No es razonable, por ejemplo, que un usuario representante de ventas, vinculado funcional y operativamente a una sucursal, tenga acceso a otras sucursales de la compañía.
Para mostrar esta funcionalidad, vamos a crear un nuevo usuario. Accedemos al sistema con AdminLibertya y vamos a la opción Configuración de la Compañía, opción Seguridad, opción Usuario y creamos un usuario nuevo, en este ejemplo Pablo Videla. Cargamos los datos básicos y guardamos.

En la pestaña Perfil de Usuario le asignamos perfil Ventas.

En la pestaña Acceso a la Org. vemos que el campo Organización trae por defecto el signo asterisco , que significa que este nuevo usuario tendrá acceso a todas las organizaciones de la compañía. Seleccionamos Casa Central y guardamos el registro.

Dado que hemos limitado el acceso del usuario sólo a Casa Central, ahora debemos modificar el perfil Ventas, de modo de activar la validación del acceso de los usuarios con perfil ventas a las distintas organizaciones.Volvemos al menú y vamos a la opción Seguridad, opción Perfil. En la pestaña Perfil, tildamos el campo Utilizar Acceso de Org. de Usuario como se muestra en la siguiente figura.

Es importante recordar que los perfiles son, por definición, genéricos. Toda modificación que hagamos en la configuración de un perfil, afectará a la totalidad de los usuarios que tengan asociado ese perfil.
Por lo tanto, en este caso, deberíamos acceder a la configuración de cada usuario con perfil Ventas y definir para cada uno a que organización tendrá acceso. Sólo de este modo será efectiva esta validación.
Si salimos del sistema y volvemos a acceder con el usuario Pablo Videla, comprobaremos que sólo tiene acceso a la organización Casa Central.

3. Esquema de Seguridad

En la siguiente figura se resumen los puntos a estudiar en relación con el esquema de seguridad Libertya.

3.1 Creación de Perfiles

Accedemos al sistema con el usuario AdminLibertya, perfil Configuración de la compañía. En el Menú de Seguridad, vamos a la opción Perfil

Se abre la pantalla para la configuración de todos los perfiles definidos.

Cambiando a modo grilla, vemos la lista de perfiles que ya viene preconfigurados con el sistema. Serán accesibles los que tiene la marca en Activo. Las pestañas de esta ventana nos muestran todos los tipos de acceso que podemos configurar.

3.1.1 Accesos a Organización

En la pestaña Acceso a Organización en modo grilla, vemos las organizaciones actuales.

3.1.2 Accesos a Usuarios

En la pestaña Asignación de Usuario, vemos los usuarios que pueden acceder con el perfil Administración.

3.1.3 Accesos a Ventana

El perfil Administración tiene acceso a todas las ventanas que se listan en esta pestaña, como se muestra en la siguiente figura.

Cambiando el perfil a Compras, vemos las ventanas accesibles desde este perfil.

3.1.4 Accesos a Pestaña

Elegimos la ventana Entidades Comerciales y salimos de modo grilla.

En modo grilla, vemos las pestañas de Entidades Comerciales.

Si entramos al sistema con el perfil de Compras, podemos ver que las opciones que se despliegan en el menú principal tiene correspondencia con las ventanas que se enumeran en la grilla de Acceso a Ventana del perfil.

Trabajando con Entidades Comerciales, vemos que las pestañas de la ventana, tienen su correspondencia con las enumeradas en la grilla de Acceso a Pestaña del perfil Compras.

Vemos que en la grilla aparece Contabilidad del Proveedor, como señala la flecha roja, que no aparece como pestaña en la ventana de Entidades Comerciales.

En caso que sea necesario mostrar al usuario información contable, podemos habilitar el acceso a esta pestaña desde el Menú Herramientas, opción Preferencias tildando el campo Mostrar Pestañas Contables, como muestra la siguiente figura.

Si tildamos el campo Mostrar Pestañas Contables, y volvemos a acceder a la misma ventana, vemos que aparece la pestaña de información de contabilidad, como muestra la flecha roja en la siguiente figura.

Como ejemplo vamos a editar la ventana de Entidades Comerciales del perfil de Compras para agregar una pestaña de datos de clientes accesible en el modo de solo lectura. Entramos al sistema con el perfil Configuración de la Compañía, y en el menú de Seguridad ingresamos en la opción Perfil.

Ya en el perfil de Compras, en la ventana Entidades comerciales, vamos a la pestaña Acceso a Pestaña y creamos un nuevo registro. Vemos que en la grilla, aparece una nueva fila con los datos por default ya cargados y sin información en la celda Pestaña.

Salimos de modo grilla y en el campo Pestaña le indicamos la pestaña de Clientes.

Destildamos el campo Lectura Escritura (con lo que quedará definido como sólo lectura) y guardamos los cambios realizados.

Accediendo al sistema con el perfil de Compras, comprobamos que se agregó la pestaña Cliente a la ventana de Entidades Comerciales.

Ingresando a la pestaña Cliente, vemos que está en el modo Sólo Lectura.

Veamos otro ejemplo. Dentro del perfil Administración, en la pestaña Acceso a Ventana, buscamos Entidades Comerciales.

Si dentro de la ventana Entidades Comerciales, vamos a la pestaña Acceso a Pestaña, vemos que no tiene ninguna pestaña configurada. Habiendo dado acceso a la ventana Entidades Comerciales, si no configuramos explícitamente el acceso a pestañas, el perfil tendrá acceso a todas, por defecto.

Si entramos a la compañía con el perfil de Administración, y entramos a la ventana de Entidades Comerciales, vemos que aquí aparecen todas las pestañas, con acceso de lectura y escritura.

Vemos a continuación la diferencia de la ventana de Entidades Comerciales si entramos con el perfil de Compras (izquierda) o desde el perfil Administración (derecha).

3.1.5 Accesos a Campos

Seguimos con la ventana de Entidades Comerciales del perfil Compras. Nos vamos a centrar en el campo Grupo.

Para trabajar con este campo, accedemos con el perfil Configuración de la Compañía. Dentro del Menú, opción Seguridad, opción Perfil. Seleccionamos el perfil Compras

Dentro de Compras, vamos a la ventana Entidades Comerciales.

Seleccionamos la pestaña principal y allí vamos a pestaña Acceso a Campo. Vemos que podemos desplegar los campos disponibles.

Elegimos el campo Grupo y en Tipo de acceso elegimos No Visible, como se ve en la siguiente figura. Guardamos el cambio efectuado.

Si ahora volvemos a ingresar con el perfil de Compras, vemos que el campo Grupo dejó de ser visible.

Desde el Acceso a Campos, sólo podemos hacerlos Visibles, No Visibles o Sólo Lectura. El hecho de que un campo existe o no en una pestaña, depende de lo que este definido en el diccionario de datos.

3.1.6 Accesos a Procesos

Los procesos se visualizan con el icono que señala la flecha roja. Accedemos al perfil Administración y elegimos un proceso desde el menú, en este caso, Copiar Entidad Comercial, que duplicará una entidad comercial existente.

Ejecutamos el proceso y hacemos click en el botón de búsqueda para seleccionar una entidad comercial.

Elegimos la entidad comercial JUAN PEREZ.

Vemos que en modo grilla, aparece una nueva entidad comercial llamada JUAN PERZ(Copy)

Si la elegimos, vemos que podemos cambiar sus datos y rápidamente tenemos una nueva entidad comercial. En este caso, LUIS HERRERA

Accediendo con el perfil Configuración de la Compañía, vamos al perfil Administración a la pestaña Acceso a Proceso.

En modo grilla aparecen todos los procesos posibles para el perfil Administración. Buscamos el proceso de copia de Entidad Comercial. Lo desactivamos y guardamos los cambios.

Si volvemos a ingresar con el perfil de Administración, vemos que dejó de aparecer el proceso de Copia de Entidades Comerciales.

Desde la definición del perfil, lo único que podemos hacer con los procesos es habilitarlos o deshabilitarlos.

3.1.7 Accesos a Formularios

Por ejemplo, con el perfil Administración, una ventana de formulario es Ordenes de Pago.

Vemos que esta ventana difiere de las habituales de Libertya.

Algo similar sucede si accedemos a la opción Recibos de Clientes, dentro de la opción Cobros.

Desde el perfil Configuración de la Compañía, vamos al perfil Administración y en la pestaña Acceso a Formulario se nos despliegan todos los formularios accesibles desde este perfil. Buscamos Ordenes de Pago, quitamos el tilde al campo Activo y guardamos.

Si entramos nuevamente con el perfil Administración, vemos que órdenes de Pago deja de aparecer en el Menú.

3.1.8 Accesos a Flujos de Trabajo

Por ejemplo, desde el perfil Administración, tenemos el Flujo de Trabajo que se muestra en la figura siguiente.

Como todo flujo de trabajo, nos indica una serie de pasos a seguir.

Si queremos habilitar o deshabilitar este flujo de trabajo, debemos accedes desde Configuración de la Compañía, opción Seguridad, opción Perfil y dentro del perfil Administración, vamos a la pestaña Acceso a Flujo de Trabajo. El modo grilla se despliega el listado de flujos de trabajo del perfil.

Seleccionamos el flujo de trabajo Configuración Inicial(Administración) y destildamos el campo Activo.

Verificamos que dejó de aparecer como una entrada posible en el menú del perfil Administración.

3.2 Mantenimiento de Diagramas de Árbol

Trabajar con los diagramas de árbol, nos permite efectuar el mantenimiento y adecuación de los menús de los diferentes perfiles. Vemos el menú del perfil de Ventas. Como ejemplo, vamos a agregarle la consulta de los Artículos.

Como siempre, accedemos con el perfil Configuración de la Compañía y dentro de Seguridad, a la opción Mantenimiento de Diagramas Arbol.

Nos aparecen los Arboles de todos los perfiles.

Seleccionamos el árbol de Ventas y en el listado sobre la derecha, para seguir con este ejemplo, seleccionamos la opción Artículos.

Con el botón mostrado en la siguiente figura, agregamos al árbol de Ventas.

Vemos que aparece al final del árbol.

Lo reordenamos arrastrando y soltando para ubicarlo en el lugar adecuado.

Con esto no alcanza para que la entrada aparezca. También debemos darle acceso a la Ventana Artículos, ingresando al perfil de ventas a la pestaña Acceso a Ventana y creando allí un nuevo registro para esta ventana como vimos anteriormente.

3.3 Diagramas de Árbol

Ingresamos desde la opción Seguridad. Nos va a permitir generar nuevos menús.

En el modo grilla vemos los distintos tipos de diagramas de árbol. Por ejemplo se utilizan para representar las jerarquías de un plan de cuentas contables.

Como ejemplo, vamos a crear un nuevo árbol de ventas (Ventas BIS). Creamos un nuevo registro, completamos los datos requeridos y guardamos.

Ahora, desde Mantenimiento de Diagramas de Árbol, accedemos al árbol que acabamos de crear.

Del listado de la derecha vamos eligiendo las opciones que queremos vincularle.

Vamos al perfil de Ventas para asignarle el nuevo árbol.

En el campo Árbol Primario de Menú elegimos Ventas BIS. Guardamos los cambios.

Comprobamos los cambios realizados, ingresando con el perfil de Ventas.

4. Tipos de Documento

En la siguiente figura vemos un resumen de los aspectos generales relacionados con los documentos.

4.1 Definición y Acceso

Accedemos al sistema con el perfil Configuración de la Compañía y accedemos a la opción Tipo de Documento.

En modo grilla, vemos todos los documentos disponibles dentro del sistema. Seleccionamos el documento Factura A-001

Vemos que este tipo de documento hereda sus características y funcionalidades del documento Factura de Cliente, como muestra el campo Tipo de Documento Base. Es decir, Factura A-001 pertenece a la clase Factura de Cliente.

El campo Signo Positivo Transacción de Ventas contiene el signo del documento. Para una Nota de Crédito, por ejemplo, el signo será negativo.

La numeración de los documentos está vinculada a un secuenciador. Si la numeración está gobernada desde el sistema, aparece tildado el campo Documento Controlado. Podemos crear nuevos documentos en base a documentos existentes. Por ejemplo, el documento Presupuesto en base a la clase Pedido de Cliente. Este será un documento no fiscal, de modo que seleccionamos esa opción en el campo SubTipo de Documento.

4.2 Numeradores

El campo Secuencia del Documento indica el nombre del numerador que controla desde el sistema, la secuencia del documento Factura A-001.
Hacemos zoom sobre ese campo

Vemos que se despliega una ventana para el ingreso de los datos de un numerador. En este caso, vemos los datos del documento Factura A-001

Ingresamos al sistema y seleccionamos la opción Tipo de Documento. Creamos un nuevo registro, completando los campos. En el campo Categoría CG seleccionamos la opción Ninguna, porque nuestro nuevo documento no genera gastos. Tildamos el campo Documento Controlado a fin de que el sistema controle la secuencia. Creamos la secuencia haciendo zoom en el campo Secuencia del Documento.

Completamos los campos, como se muestra en la siguiente figura.

Asociamos a la clase Pedidos de Clientes. Volviendo a la pantalla Tipo de Documento, seleccionamos la secuencia que acabamos de crear y guardamos los cambios efectuados.

Ingresamos ahora con el perfil de Ventas para emitir nuestro primer documento del tipo recién creado. Seleccionamos la opción Pedido de Clientes

Vemos que en el campo Tipo Documento Destino aparece el nuevo documento que hemos creado. Tiene las mismas funcionalidades que un Pedido común porque lo hemos creado tomando como base el documento Pedido de Cliente. Completamos los datos de Entidad Comercial y Guardamos.
Vamos a la aleta Linea del Pedido para armar nuestro nuevo documento de Licitaciones

Generamos una línea del cuerpo del documento y guardamos.

Por último, volvemos a la pantalla Pedido y “cerramos” el documento mediante el botón Completar. Con esto tenemos creado el primer documento para Licitaciones.

4.3 Creación de Puntos de Venta

En términos generales, los puntos de venta se relacionan con las sucursales. Cada sucursal tiene asociado un punto de venta y cada punto de venta tiene asociados un grupo de documentos. Ingresamos al sistema mediante la opción Configuración de la compañía y vamos a la opción Crear Tipos de Documento de Punto de Venta.

Aparece una ventana a partir de la cual generamos un nuevo punto de venta, en este caso el punto de venta 3. Damos OK

El sistema, de modo automático crea un conjunto de documentos para este nuevo punto de venta. En este caso, creó 9 documentos con el prefijo 003.

Si vamos a la opción Tipo de Documento, podemos comprobar en modo grilla que se han agregado los nuevos documentos con prefijo 003

Si ingresamos mediante el perfil de Ventas al proceso de facturación, vemos que ya podemos emitir facturas pare ese nuevo punto de ventas. Vemos que el campo Nro. Del Documento ya trae el número de la primera Factura A-003

Es posible asignar a un conjunto de documentos el mismo numerador. Por ejemplo, para Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito.
Volvemos al menú de Configuración de la Compañía, opción Tipo de Documento. En modo grilla seleccionamos el documento del punto de venta creado recientemente.

Hacemos zoom sobre el campo Secuencia del Documento . En el campo Nombre y en el campo Descripción indicamos datos genéricos. Guardamos los cambios.

Volvemos a la aleta Tipo de Documento y en el campo Secuencia de Documento seleccionamos el nuevo numerador. Hacemos lo mismo para las Notas de Crédito y Débito del punto de venta 3.

Desde el perfil de Ventas, emitimos una factura para el punto de venta 3. Luego emitimos una Nota de Crédito. Podemos comprobar que ambos documentos responden a la misma numeración, ya que la Nota de Crédito trae, por defecto, el número 2.

5. Importación de datos, carga de archivos

La siguiente figura resume los temas a tratar vinculados a la importación de datos.

5.1 Importadores del Sistema

Accedemos al sistema con el perfil Configuración de la compañía, opción Importar Datos. Vemos que se habilitan una serie de opciones de importación. Básicamente, los importadores del sistema realizan procesos idénticos.

5.2 Estructura

En primer lugar, debemos definir el formato de importación, desde la opción correspondiente. Aparece una ventana desde la cual podemos ver o editar el formato de importación

En modo grilla, vemos los formatos que corresponden a las distintas posibilidades de importación.

5.3 Ejemplo

Como ejemplo, veremos el caso de la importación de artículos. La carga de datos desde una tabla externa va a realizarse sobre una tabla intermedia, en este caso I_Product.

Esta tabla va a ser leída mediante un formato Separado por comas, como muestra la flecha roja.

Vemos que existen otras posibilidades, por ejemplo, Porción fija o Separado por Tabuladores. Seleccionamos Separado por Comas.

En la pestaña Campo de Formato, en modo grilla, vemos los campos de la tabla intermedia. La tabla externa debe estar construida de modo tal, que cada uno de sus campos impacte sobre su correspondiente de la tabla intermedia ya que Libertya tomará los datos desde esta última.

Si necesitamos más campos, podemos agregarlos mediante el botón Crear de la barra principal. Aquí vemos como hemos agregado un campo con secuencia 70.

Completamos los datos del nuevo campo, en este caso, UNIDAD DE MEDIDA

En modo grilla, vemos que se ha agregado el campo UNIDAD DE MEDIDA a la tabla intermedia.

Como en este caso vamos a cargar datos desde un archivo excel, utilizamos como separados la ”,” (coma). Guardamos los cambios.

Para que se corresponda con la tabla intermedia, el archivo excel desde el cual tomamos los datos debe respetar todos los campos definidos en la tabla intermedia, con sus nombres correspondientes.

Vamos a generar un nuevo proveedor, desde el perfil de Compras. En este caso, TIMPER SA

Como en la tabla externa necesitamos incorporar el ID del proveedor, hacemos doble click sobre el ángulo inferior derecho y vemos que se despliega una pequeña ventana con la información del registro. Completamos el excel con este valor, en este caso 1012205,

Desde el perfil de compras, generamos una nueva Familia, en este caso, MARCADORES

Del mismo modo, generamos una nueva Subfamilia, en este caso MARCADORES INDUSTRIALES. Guardamos los cambios

Nuevamente, buscamos el ID de la subfamilia accediendo a la ventana de información del registro. En este caso, 1010164

Completamos el excel con los valores correspondientes a ID de Proveedor e ID de Subfamilia.

Debemos completar el campo Unidad de Medida. Este dato lo obtenemos desde el perfil Configuración de la Compañía, opción Unidad de Medida

En modo grilla, vemos las unidades previstas en el sistema. Seleccionamos la que corresponde a nuestro artículo, en este caso, EA (Unidad)

Hacemos doble click para obtener la información del registro. Vemos que el ID de la unidad EA (Unidad) es 100.

Completamos el archivo excel con este valor. Si hubiera diferentes unidades de medida, debemos completar cada registro con su ID correspondiente.

Guardamos el archivo excel como CSV (delimitado pos comas)

Este archivo .csv puede ser revisado desde el editor de textos. Vemos que aparecen los campos delimitados por comas.

Con esto tenemos armada la tabla externa. Ahora debemos cargar los datos a Libertya desde la opción Cargar Archivos

Seleccionamos el archivo a cargar, en este caso articulos2.csv y el Formato de Importación, en este caso Importar Artículos

Desde aquí, podemos revisar el archivo cargado, verificando uno a uno los registros, que aparecerán en los campos que indica la flecha roja

Vemos que falta la Unidad de Medida

Volvemos a la pantalla Formato de Importación de Datos y completamos Número de Inicio, es decir, el número de campo, en este caso, 7

En modo grilla, vemos los campos del registro.

Volvemos al Cargador de Archivos y vemos que los registros están completos. De existir errores, deben ser corregidos desde la pantalla Formato Importación de Datos.

Una vez efectuada la revisión, damos OK y comienza el proceso de carga que, al finalizar, nos informa la cantidad de filas cargadas.

Ahora debemos revisar la carga a la tabla intermedia desde la opción Importar Artículos

En modo grilla, vemos los datos de la tabla intermedia. En ningún caso está tildado el campo Importar.

Saliendo del modo grilla, podemos revisar uno a uno los artículos y efectuar modificaciones, por ejemplo, el precio

Una vez que todo está verificado, efectuamos el proceso de importación definitiva desde el botón Importar Productos, como señala la flecha roja.

Aparece una ventana de confirmación. Ejecutamos el proceso, que puede demorar más o menos tiempo en función a la cantidad de registros que se procesen.

Ingresamos con el perfil de Compras y accedemos a la opción de Artículos . En modo grilla, vemos las artículos importados.

Podemos seleccionar cualquiera de ellos y vemos que se ha importado con la información correspondiente.

6. Formatos de Impresión

La siguiente figura resume los temas a tratar vinculados a los formatos de impresión.

Dentro del menú de Configuración de la compañía, accedemos a la opción Jasper Report, desde donde trabajaremos con los informes tipo Jasper.

Se despliega una ventana que, en modo grilla, nos muestra la lista de los informes tipo Jasper disponibles. Podemos crear nuevos reportes que, en esta etapa, sólo podrán reproducir las características de los ya existentes.

Los reportes tipo Jasper son, por ejemplo, informes de Órdenes de Pago, Recibos de Clientes, etc. Como ejemplo, vamos a generar un informe de Órdenes de Pago. Ingresamos con el perfil Administración a la opción Ordenes de Pago.

Podemos generar una salida impresa desde el botón Imprimir de la barra de herramientas. Este es un reporte Jasper generado desde el EReport. El usuario final, sin conocimientos de programación, sólo podrá modificar ancho de página, dirección de mail para el envío y otras cuestiones mínimas de tipo formal.

Los informes producidos por el reporteador interno de Libertya pueden ser personalizados parcialmente por el usuario final. Como ejemplo, vamos a trabajar con el informe Ventas por Provincia, dentro de la opción Informes de Cobros y Pagos del menú del perfil Administración. Aparece una pequeña ventana con los parámetros básicos del informe.

Accedemos y vemos que se despliega el informe que muestra la siguiente figura.. El botón Personalizar informe, nos permite hacer modificaciones en el aspecto del informe.

Aparece una ventana desde la cual podemos hacer cambios en la presentación del informe.

Por ejemplo, desde la pestaña Orden de Despliegue, podemos cambiar el orden en el cual se muestra la información, o bien quitar alguna columna. Por ejemplo, quitamos la columna Organización.

Si ejecutamos el proceso, vemos que este cambio se hace visible en el informe.

Desde el perfil Configuración de la Compañía, es posible efectuar mayores modificaciones a los informes. Vamos a la opción Formatos de Impresión y en modo grilla buscamos el informe anterior: Ventas Por Provincia. Lo seleccionamos

Vemos que aquí se habilita la posibilidad de efectuar mayores cambios, por ejemplo, el texto a imprimir, algunos cálculos, modificaciones en encabezados de columna, etc. Guardamos los cambios efectuados.

Desde el perfil Administración, accedemos nuevamente al informe y comprobamos los cambios efectuados.

7. Impresoras fiscales

En la siguiente figura vemos el resumen de los temas vinculados a impresoras fiscales.

7.1 ¿Cómo configuramos las impresoras fiscales?

Actualmente, Libertya está preparado para trabajar con impresoras fiscales Hasar. Con respecto a la conexión y comunicación con el hardware, Libertya hace uso de la aplicación spooler que provee Hasar (disponible para sistemas Windows y Linux), la cual juega el rol de intermediario en la comunicación entre Libertya y la impresora fiscal. Libertya se comunica con el spooler mediante una comunicación TCP/IP, mientras que este último se encarga de comunicarse con el hardware de la impresora mediante la interfaz propia del hardware (USB, Serie, Etc). De esta forma, es posible que varios usuarios compartan una impresora fiscal siempre que la misma esté conectada a un servidor de la LAN/WAN y este último ejecute la aplicación spooler.
Para comenzar es necesario dar de alta el tipo de impresora fiscal que se va a utilizar. Con el perfil Configuración de la Compañía, vamos a la opción Tipo de Impresora Fiscal. Los campos a definir son fundamentalmente el Nombre y la Clase. La Clase hace referencia al programa en Java que va a realizar las acciones sobre la impresora fiscal

El nombre debe ser lo suficientemente descriptivo para identificar el tipo de la impresora, con lo cual es muy común colocar directamente el modelo de la impresora como nombre. En cuanto a la clase, lo que se configura aquí es la clase JAVA que implementa la lógica de emisión de documentos en este tipo de impresora. Libertya posee un conjunto de clases ya definidas que contienen la lógica de impresión de varios de los modelos de los controladores Hasar. Estas son:

• org.openXpertya.print.fiscal.hasar.HasarPrinterP321F
  
• org.openXpertya.print.fiscal.hasar.HasarPrinterP320F
  
• org.openXpertya.print.fiscal.hasar.HasarPrinterP322F
  
• org.openXpertya.print.fiscal.hasar.HasarPrinterP330F
  
• org.openXpertya.print.fiscal.hasar.HasarPrinterPL8F
  
• org.openXpertya.print.fiscal.hasar.HasarPrinterPL9F

Una vez elegida la clase y definido el nombre, guardamos los cambios efectuados.

Ahora debemos crear la configuración de la impresora propiamente dicha. Desde la opción Impresora Fiscal, definimos las impresoras que vamos a usar en el sistema.
Campo Nombre:// cualquier nombre que se le quiera asignar a la impresora configurada. Es conveniente que el mismo contenga información del modelo de la impresora y la ubicación de la misma.
Campo Tipo:// el tipo de impresora previamente creado.
Campo Host: IP o dominio del host en donde se encuentra ejecutando la aplicación spooler de Hasar.
Campo Puerto: puerto de escucha de la aplicación spooler de Hasar.

Con el mismo procedimiento, definimos una segunda impresora fiscal

En modo grilla, vemos las impresoras creadas.

7.2 ¿Cómo configuramos los Tipos de Documentos que requieren emisión mediante impresora fiscal?

Desde el perfil Configuración de la Compañía, vamos a la opción Tipo de Documento. En modo grilla, vemos los documentos del sistema. Desde aquí, seleccionamos uno a uno los que requieran ser emitidos en impresora fiscal.

Dentro del campo SubTipo de Documento elegimos la opción Impreso Fiscal, tildamos el campo Requiere Impresión Fiscal y definimos desde cuál de las impresoras creadas anteriormente, se emitirá el documento. Guardamos los cambios. Con este último paso queda finalizada la configuración de la impresora fiscal y los tipos de documento que requieren impresión fiscal. Para disparar la emisión fiscal de un documento cuyo tipo fue configurado tal como se explicó anteriormente, simplemente hay que dirigirse a la ventana que contiene el documento y presionar el botón “Imprimir”. Libertya detectará que el documento requiere ser impreso mediante un controlador fiscal con lo cual intentará conectar con el spooler según la configuración de la impresora, para luego enviar los comandos necesarios para la emisión del comprobante. Durante la emisión del comprobante Libertya presentará un cuadro de diálogo con el estado de la impresión.

Índice de contenido

Administración del Sistema 1
Introducción 1
1. Configuración inicial de la Compañía 2
2. Usuarios y perfiles 35
2.1 Modificación de claves por defecto. 41
2.2 Acceso al Sistema 48
2.3 Creación de Usuarios. 52
2.4 Asignación de Perfiles y Parámetros de Seguridad. 56
2.4.1 Representante de Ventas 61
2.4.2 Restricción de accesos a organizaciones. 74
3. Esquema de Seguridad 79
3.1 Creación de Perfiles 80
3.1.1 Accesos a Organización 83
3.1.2 Accesos a Usuarios 84
3.1.3 Accesos a Ventana 85
3.1.4 Accesos a Pestaña 87
3.1.5 Accesos a Campos 104
3.1.6 Accesos a Procesos 110
3.1.7 Accesos a Formularios 118
3.1.8 Accesos a Flujos de Trabajo 123
3.2 Mantenimiento de Diagramas de Árbol 128
3.3 Diagramas de Árbol 135
4. Tipos de Documento 143
4.1 Definición y Acceso 144
4.2 Numeradores 149
4.3 Creación de Puntos de Venta 157
5. Importación de datos, carga de archivos 166
5.1 Importadores del Sistema 167
5.2 Estructura 168
5.3 Ejemplo 170
6. Formatos de Impresión 206
7. Impresoras fiscales 219
7.1 ¿Cómo configuramos las impresoras fiscales? 220
7.2 ¿Cómo configuramos los Tipos de Documentos que requieren emisión mediante impresora fiscal? 226